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项目监理部文件档案资料整编、管理规范

项目监理部文件档案资料的整编与管理是确保工程监理工作规范、有序进行的重要环节，同时也是工程质量管理的关键组成部分。通过科学化、系统化的档案管理，可以为工程实施提供可靠的依据，并为后续的验收、维护及审计等工作奠定基础。

一、管理目标项目监理部档案资料管理的主要目标是确保文件资料的真实、完整、准确和及时性。所有与工程监理相关的文件、记录、图纸和技术资料均需按照统一的标准进行分类、整理和归档，以便于查询和使用。

二、整编原则1.真实性：所有文件资料必须真实反映工程实际情况，严禁伪造或篡改。2.完整性：涵盖从项目启动到竣工验收全过程的各类文件，包括合同、设计变更、监理日志、会议纪要等。3.规范性：严格按照国家和行业标准对文件进行分类、编号和存档。4.时效性：文件应及时收集、整理和归档，避免遗漏或延误。

四、信息化管理随着信息技术的发展0393.吉林某公司研究院办公楼施工组织设计，项目监理部应逐步采用信息化手段进行档案管理。利用档案管理系统实现文件的数字化存储、检索和共享，提高工作效率和管理水平。

五、意义规范的档案管理不仅有助于提升监理工作的质量和效率，还能为工程项目提供重要的法律和技术支撑，同时为未来的类似项目积累宝贵的经验和数据。因此，项目监理部应高度重视文件档案资料的整编与管理工作，确保其在工程建设中发挥应有的作用。

1.1立卷：按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。

1.2案卷：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。

2.1立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

2.2一个建设工程项目由多个单位工程组成时，工程报验、工程材料报验文件应按单位工程组卷，对于监理的管理文件可按建设工程项目进行组卷。

2.3立卷可采用如下方法：

2.3.1单位工程：可按照工程管理过程、施工过程控制组卷；

2.3.2建设工程项目：可按照单位工程施工过程、项目管理过程组卷。

2.4立卷过程中宜遵循下列要求：

2.4.1案卷不宜过厚，一般不超过40mm；

2.4.2案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。

3.1文字材料按事项顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

3.2既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

4.1卷内目录的编制应符合下列规定：

4.1.1卷内目录式样宜符合本规定附录C的要求；

4.1.2序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从“1”开始依次标注；

4.1.3责任者：填写文件的直接形成项目监理部或个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替；

4.1.4文件编号：填写工程文件原有的文号或图号；

4.1.5文件题名：填写文件标题的全称；

4.1.6日期：填写文件形成的日期；

4.1.7页数：填写组成案卷文件的总页数；

4.1.8卷内目录排列在卷内文件首页之前。

4.2卷内备考表的编制应符合下列规定：

4.2.1卷内备考表的式样宜符合本规定附录D的要求；

4.2.2卷内备考表主要是对案卷情况的说明；

4.2.3卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后；

4.2.4卷内备考表在审核人签字完成后，必须加盖项目监理部印章。

4.3案卷封面的编制应符合下列规定：

4.3.1案卷封面为内封面。案卷封面的式样宜符合附录E的要求；

4.3.2案卷封面的内容包括：档号、工程编号、案卷题名、编制项目监理部、编制日期、密级、保存期限、共几卷、第几卷；

4.3.3档号：由项目号（名称）、案卷号组成，由档案管理员填写；

4.3.4工程编号：应为公司或工程监理部对工程的编号，由工程监理部填写；

4.3.5案卷题名：应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括建设单位全称、工程名称、案卷名称、卷内文件的内容；

4.3.6编制项目监理部：应填写项目监理部全称；

4.3.7起止日期：应填写案卷内各文件最早和最迟形成的日期；

4.3.8保管期限分为永久、长期、短期三种。各类文件的保管期限执行GB/T50328—2001《建设工程文件归档整理规范》规定，同时结合工程项目具体情况确定。

永久是指工程建设档案需永久保存；

长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。

短期是指工程档案保存20年以下。

同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷总的保管期限应为长期。

4.3.9密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。

4.4编制卷内文件页号应符合下列规定：

4.4.1卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。

4.4.2页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角；

4.4.3成套印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。

4.4.4案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

4.5卷内目录、卷内备考表、案卷内封面必须采用幅面为A4幅面的白色书写纸。

5.1装订时必须剔除金属物。

5.2案卷可采用装订和不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。

6.公司案卷装具一般采用卷盒的形式。

6.1卷盒外表尺寸为310mm×220mm，厚度分别为50mm、60mm、70mm三种。

6.2卷盒封面应符合附录F的要求；案卷脊背应符合附录G的要求。

1 工程项目竣工验收前20日内，项目监理部应将整理好的监理文件报工程监理部审核。工程监理部在5日内给予审核结果答复。项目监理部在10日内根据审核意见进行整改并按要求进行装订、整编成册后，送呈城市档案管理机构预验收，验收合格，并取得工程档案认可文件后，方可进行工程竣工验收。

向公司移交监理文件档案，应符合下列规定：

2.1项目监理部应在工程竣工验收合格后30日内向工程监理部移交档案，并办理“工程监理档案移交清单”；

2.2工程监理部在办理完与项目监理部的移交手续后10日内将工程项目监理档案移交综合办公室，并办理“工程监理档案移交清单”；

2.3移交公司的监理文件范围见附录A。

向建设单位、城建档案馆移交监理文件档案应符合下列规定：

3.2若因各种客观原因(如:业主不能按合同约定支付监理费,不能按期接收监理档案等)导致监理档案不能按期交付，项目监理部应将其交付工程监理部，并办理“工程监理档案移交清单”。由工程监理部在具备交付条件时，具体负责办理监理文件移交的有关事宜。

3.3向政府档案管理部门移交的监理归档文件为一套原件。

3.4根据“建设工程监理委托合同”中的规定向建设单位移交监理归档文件。

3.5移交建设单位、政府档案管理部门的监理文件档案若有具体规定，按其具体规定进行整编。

3.6移交建设单位、政府档案管理部门的监理文件范围见附录B。

4.1 在施工过程中已移交建设单位、施工单位的施工过程资料，监理服务资料，工程监理档案移交时，项目监理部不再另行移交（除委托监理合同另有约定外）。

4.2 承包单位施工过程报验的各种施工过程资料，按国家相关规定在该项报验审签同意后应即返还建设单位、施工单位，项目监理部只保留一份。各项目监理部并可视工程项目参建各方管理体制情况，对施工过程中施工单位报验经监理签认同意的施工过程资料返还方式，按各方约定的办法变通处理。

4.3 工程监理档案整理、归档除附表A规定以外的资料（主要是施工过程中施工单位报验监理工程师签认的服务过程资料），可全部移交建设单位。

4.4 工程施工过程中相关监理资料已向建设单位、施工单位提供的（以发文、收文簿签收为据），工程竣工资料移交时，项目监理部不再提供如要求另行提供时，须报经工程监理部同意。

5.1工程监理档案移交清单

5.2工程监理档案移交会签单

附录A 向公司移交施工阶段监理文件一览表

附录B 向建设单位、档案馆移交文件一览表

注：1.“√”表示应分别向建设单位或档案馆移交的有关文件。

附录C 卷 内 目 录

唐庄名厦施工组织设计及方案附录D 卷 内 备 考 表

附录E 案 卷 封 面

附录F 卷 盒 封 面

附表G 案 卷 脊 背

注：1、归档文件名称应为向公司移交施工阶段监理文件一览表11大类文件中的第一类或某几类：如监理规划、监理通知等。

50层集办公、公寓与商务大厦工程施工方案2、本表公适用于向公司移交的监理文件。

工程监理文件档案移交会签单

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