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DB21／T 3298-2020 特种设备技术档案管理规范.pdf6.3.1.1经收集整理的技术资料应及时组卷， 视情况既可按年度组卷，也可由相互联系的若 料等组合而成组卷。技术资料以办结日期确定形成时间。 6.3.1.2案卷内材料按照案卷封面、卷内目录、技术资料、卷内备考表的顺序依次排列
6. 3. 2 档号编写
6.3.2.1案卷内技术资料应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定 性、扩充性、简单性原则。 6.3.2.2档案管理单位应当根据特种设备的种类类别或从事活动的内容，并结合实际工作情况编制档 号
6.3.3.1档案可按特种设备的种类类别、从事活动的内容、保管期限等进行编目。编目应系统、准确 详细，便于检索。
GB/T 28967-2012 电子收费 车道系统技术要求6. 3. 4 案卷装订
6.3.4.1案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。 6.3.4.2以件为单位装订的应在每件文件首页空白处加盖档号章，样式可参照附录B中图B.2。其中 序号为卷内文件排列顺序。
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6.4.1档案盒是档案资料的装具，应采用无酸纸制作。档案盒的外形尺寸一般为310mm×220mm（长× 宽），盒脊厚度可以根据需要设置。档案盒和脊背样式可参照附录B中图B.3~B.5。 6.4.2案卷按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊。 .4.3案卷目录、卷内目录、卷内备考表表格规格为：297mm×210mm，样式可参照附录B中图B.6~B.8。 6.4.4表格宜采用70g以上白色书写纸制作。
6.5.1案卷整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位案卷分类方案一致，库位标识清楚，排架方法 应避免频繁倒架。 6.5.2库房排架时，顺序应统一，案卷一般应按从上到下，从左到右的顺序排列，便于实体管理。 6.5.3案卷在柜架上应保持适宜的饱和度，避免排放过挤而增加案卷摩擦或排放太松影响库位有效利 用。
3.7.1档案管理单位应建立档案借阅、使用登记制度，借阅者应履行批准、登记、签收手续；借阅涉 密文件时，应按管理规定经相关负责人批准后办理借阅手续，做好借阅登记，并在所规定的借阅期限内 收回。有关借阅登记表格样式可参照附录B中图B.9。 6.7.2档案管理单位宜使用计算机技术，实行档案电子化管理，并采用档案管理软件，充分发挥档案 和资料的作用。 6.7.3档案管理单位根据档案利用情况，可定期分析档案利用效果，为管理决策或其他业务工作提供 信息参考。
6.8.1档案管理单位应建立档案统计台账，做好档案统计工作，统计的内容包括但 息服务平台 以下内容 a 档案管理人员情况； b 档案库房及设备情况； C 档案接收、保管、利用等情况； d) 档案数量情况。 5.8.2 档案统计数据应确保准确、真实；统计表格内容应字迹工整、清晰。 6.8.3 档案统计等工作用表样式可参照附录B中图B.10~B.13。
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a 档案数量的完整性； b) 档案资料的完好性； c) 档案存放的适宜性与安全性； d) 同类档案格式的一致性； e) 档案是否在有效期内； f) 档案资料版本是否最新；
a, 档案数量的完整性； b) 档案资料的完好性； 档案存放的适宜性与安全性； d 同类档案格式的一致性； e 档案是否在有效期内； f) 档案资料版本是否最新； 签署是否完整及有效
6. 9.2缺失档案补充
承接查验时档案资料不全或档案缺失的，档案管理单位应及时补充相关档案资料或档案，且应有 见证记录，以确保业务管理工作的正常开展，
6.9.3.1档案修复的条件包括但不限于以下情况： a) 档案资料有损坏的； b) 档案资料字迹不清晰的； c) 档案资料有污迹的； 案卷装订的线绳有破损的； e) 案卷整体结构不牢固的。 6.9.3.2档案的修复工作应符合DA/T25的规定。
6.10移交（接收）、鉴定与销毁
7.1电子档案管理分类
当案管理单位在条件许可的范围内，可建立信息化设备和网络，对档案实施电子化管理。电子档 理分条目管理、电子文件管理、全文利用等三个阶段。
7. 1. 1 条目管理
安国家、省、市档案主管部门的有关规定、标准，结合档案实际情况，档案管理单位对其档案进 规划，制订分类编号方案，确定归档范围及保管期限表，确保档案完整规范。对整理规范的档案 且著录，实现档案的目录级管理。
7.1.2电子文件管理
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在条目管理基础上，对实体档案进行全文数字化，实现档案管理单位内部电子文件的全文管理、利 用。
7. 1. 3 全文利用
在实现电子文件管理的基础上，将全文数据转换为不可编辑格式，搭建虚拟档案室，实现档案的全 文检索和利用。
7. 2. 1系统搭建
档案管理单位根据自身的实际情况和条件，选择适宜的信息化管理方式、系统或管理软件，且 相适应的安全保证设施，包括杀毒软件、防火墙的设备，搭建档案管理基础平台。并建立电子档 系统安全管理制度，明确管理职责和要求，规范操作行为
7.2.2档案资料收集
7. 2. 3 档案整理
应在电子文档拟制、办理或收集过程中完成保管期限鉴定、分类、命名、存储等活动， 理单位整理电子文件，也可以根据实际以卷为管理单位进行整理。
7.2.4电子文件归档程序与要求
档案部门可在归档过程中给予业务系统 管理系统完成电子文件清点、鉴定、登记等 档程序。归档时间最迟不能超过电子文件形成后的第2年6月。电子文件应以通用格式形成、收集 或在归档前转换为通用格式。版式文 DA/T47执行，可采用PDF、PDF/A格式。
7.2.5电子档案的编目及档号编制要求
应对电子档案与纸质档案进行同步整理审核、编制档号等编目活动，对整理阶段划定的电子档案保 管期限与分类结果进行审核和确认，对不合理或不准确的应进行修正，并在整理审核基础上，对电子档 案重新排序，并依据排序结果编制文件及档号。应当根据特种设备的类别或从事活动的内容，并结合实 际工作情况编制档号。
7.2.6电子档案的储存、备份
应为电子档案的安全储存配备与电子档案管理系统相适应的在线储存设备，电子档案管理系统应依 居档号等标识符构成要素在计算机主机储存器中建立文件夹，分门别类、集中有序地储存电子档案。建 立电子档案备份方案和策略，对相关数据进行离线备份管理
7.2.7电子档案的利用、统讯
根据工作岗位职责等要求在管理系统中为利用者设置相应电子档案利用权限，在权限允许范围内检 素、浏览、下载相关数据。可按档案门类、年度、保管期限等要素对电子档案数量等情况进行统计，道 过对利用人次、复制、下载等要素对电子档案的利用情况进行统计。
7.2.8电子档案的处置
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设备技术资料归档范围及建议保管期限见表A.1
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附录A （资料性附录） 特种设备技术资料归档范围及建议保管期限
表A.1特种设备技术资料归档范围及建议保管期限表
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种设备技术资料归档范围及建议保管期限表（纟
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表A.1特种设备技术资料归档范围及建议保管期限表（续）
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表A.1特种设备技术资料归档范围及建议保管期限表（续）
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表A.1特种设备技术资料归档范围及建议保管期限表（续）
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表A.1特种设备技术资料归档范围及建议保管期限表（续）
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表A.1特种设备技术资料归档范围及建议保管期限表（续）
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表A.1特种设备技术资料归档范围及建议保管期限表（续）
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A.2特种设备售出后，特种设备销售单位应确保其设计文件、产品质量合格证明、安装及使用维护保 养说明、监督检验证明等相关技术资料和文件齐全并移交使用单位。 A.3特种设备在出租期间的技术档案应由特种设备出租单位保管，法律另有规定或者当事人另有约定 的除外。
A.2特种设备售出后，特种设备销售单位应确保其设计文件、产品质量合格证明、安装及使用维护保 养说明、监督检验证明等相关技术资料和文件齐全并移交使用单位。 A.3特种设备在出租期间的技术档案应由特种设备出租单位保管，法律另有规定或者当事人另有约定 的除外。
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图B.1案卷封面样式
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图B.4卷盒展开示意图
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图B.5案卷脊背样式
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图 B. 6案卷目录样式
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比例 1:2 单位统一为mm
图B.7卷内目录样式
图B.8卷内备考表样式
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图B.9借阅档案、资料登记簿样式
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SN/T 1889.5-2016 杀灭进出口食品中有害微生物最低辐照剂量 第5部分：禾谷镰刀菌档案管理人员情况统计表
图B.10档案管理人员情况统计表样式
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档案室设备情况统计表（ 年度）
图B.11档案室设备情况统计表样式
JB/T 8467-2014 锻钢件超声检测DB21/T32982020
图B.12档案利用情况统计表样式
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